Tout ce que vous devez savoir sur cette bonne vieille période d'essai

Redoutée, sous-exploitée et bien souvent oubliée... 😪

Le 5 mai dernier, nous organisions une discussion ouverte sur les fondamentaux de notre chère PERIODE D'ESSAI avec l'équipe Refty. L'occasion pour nos experts Manon Plommet-Le Bihan (Talent Acquisition Manager, chargée de l’intégration des nouveaux collaborateurs chez Prestashop) et Arnaud Weiss (CEO et Expert RH chez Axel) de nous partager toutes les astuces, réflexions et erreurs à ne pa commettre autour de la période d'essai.


Les fondamentaux d'une période d'essai réussie 🧪

La préparation

Ça peut paraître élémentaire mais la base, c’est la préparation. Il est critique de formaliser son processus d’accueil des nouveaux collaborateurs pour ne rien laisser au hasard : des modalités de signature du contrat de travail, à la livraison des équipements informatiques, jusqu’à la rencontre de la recrue avec les membres de son équipe, tout doit être millimétré. Pourquoi ? Car malgré ce qu’on peut croire, l’arrivée d’un nouveau collaborateur implique un grand nombre d’acteurs (RH, responsable IT, responsable services généraux, manager... pour ne citer qu’eux) qui se répartissent un grand nombre de tâches. Tout ce petit monde a besoin d’un process clair, posé noir sur blanc, auquel systématiquement se référer pour effectuer leurs tâches respectives dans les temps. Le pire serait de donner une mauvaise première impression au nouvel arrivant en ayant oublié de commander son ordinateur, de ne pas lui avoir créé les accès systèmes dont il a besoin, ou que la réception ne sache pas de qui il s’agit lorsqu’il se présente pour sa première journée. 


Le premier jour

Pour mettre toutes les chances de votre côté quant à la réussite d’un collaborateur dans vos rangs, il est primordial de soigner l’accueil que vous lui réservez. Sachez qu’un premier jour décevant influe à 70% sur la décision du salarié de rompre sa période d’essai. Réfléchissez bien à ce que son recrutement vous a coûté, à la perte de temps et d’argent qu’un second recrutement pourrait représenter… Assurer le premier jour est décisif.

Pour rester très concret, voici une liste de leviers simples à mettre en oeuvre en présentiel ou à distance, pour garantir une bonne première journée et ainsi engager la période d’essai de votre nouveau salarié sur des bases saines : 

  • • S’assurer que le nouvel employé a rendez-vous avec quelqu’un (son manager idéalement) à une heure précise le matin de son arrivée. L’objectif, lui signifier qu’il est attendu. En 2021, on entend encore beaucoup trop de témoignages de nouveaux salariés qui se présentent pour leur premier jour de travail et ont l’impression de débarquer à l’improviste et/ou de gêner tout le monde ;
  • • Prévoir une petite attention à l’occasion de l’arrivée du collaborateur : un petit déjeuner d’équipe par exemple, en visio aussi c’est possible et c’est très sympa. L’idée c’est principalement de montrer qu’on est heureux d’accueillir l’employé et qu’on a envie de marquer le coup ;
  • • Accompagner la recrue tout au long de la journée : plus spécialement en télétravail, un nouvel employé peut très rapidement se sentir livré à lui-même, ne pas savoir quoi faire ou à qui demander. Il est très important de proactivement aller à sa rencontre tout au long de la journée pour s’assurer que tout va bien. Commencer un nouvel emploi est bien assez stressant, autant ne pas en rajouter en laissant la recrue livrée à elle-même. Notez que les nouveaux collaborateurs auront souvent tendance à ne pas oser poser de question par timidité, par peur de gêner, par crainte de poser une “question bête”… C’est la raison pour laquelle il faut les solliciter systématiquement et s’assurer qu’ils ont une vue claire de qui sont leurs interlocuteurs et comment les contacter si besoin ;
  • • Désigner un Buddy : pour chaque recrue, nommer un Buddy, un Parrain... Vous pouvez l’appeler comme vous voulez. Le principal étant de mettre le nouvel employé en rapport avec un collaborateur qui va pouvoir dès sa première journée le guider et faciliter son intégration au sein de l’entreprise. 

💡 Tips : nommez Buddy des personnes qui viennent de valider leur période d’essai. Elles ont elles-mêmes rejoint la société il y a quelques mois et seront pleines d’entrain et de bonne volonté pour la faire découvrir à vos nouvelles recrues. 

En moyenne, une nouvelle recrue racontera sa première journée de travail à 47 personnes de son entourage. Soigner le jour de l’arrivée, c’est aussi soigner sa marque employeur, n’oubliez pas.

Faites preuve de transparence

Un premier jour réussi c’est bien, mais il faut tenir sur la longueur pour motiver un talent à s’engager avec vous au-delà de sa période d’essai. Votre but est de lui permettre d’être le plus à l’aise, le plus rapidement possible. 

Bien souvent, le mot “période d’essai” n’est JAMAIS prononcé, comme s’il était tabou. Le nouveau collaborateur, le manager, le RH de proximité, les collègues… tout le monde sait que la période d’essai est en cours mais personne ne semble vouloir en parler. C’est une erreur. Pour aborder ce sujet sereinement, il est important de considérer et de présenter la période d’essai comme un délai de rétraction disponible pour l’employeur mais aussi (et même surtout) pour le salarié lui-même. En l’expliquant de cette manière, discuter de sa période d’essai avec le nouvel employé dès les premiers jours devient beaucoup plus simple. Il vous faut lui signifier clairement que vous aussi (employeur) êtes à l’essai et que vous allez faire tout votre possible pour le convaincre de s'engager professionnellement avec vous sur le long-terme. 

Soyez transparents et donnez beaucoup de visibilité à votre nouvelle recrue, tant sur les échéances qui l’attendent que sur les objectifs que vous souhaitez lui fixer : un point RH à la fin de son premier mois, un rendez-vous de mi-période d’essai avec son manager, la rédaction d’un rapport d’étonnement le troisième mois, ou encore l’atteinte de X objectif au terme de sa période d’essai. Avoir en tête un calendrier clair et précis aidera votre nouveau collaborateur à se sentir plus à l’aise, plus vite et à mieux appréhender ce que vous attendez de lui. 

💡 Tips : On remarque que très souvent le nouvel employé n’est même pas informé du terme (et donc du succès) de sa période d’essai. Rien de pire que d’être condamné à rester dans le flou lorsqu’il s’agit de sa période d’essai. Pour éviter ces situations, pensez à systématiquement mettre un rappel dans votre calendrier (ou utilisez Axel pour automatiser ces rappels) pour ne pas oublier d’annoncer au collaborateur qu’il a réussi sa période d’essai et lui permettre de dormir sur ses deux oreilles :-)



Les indicateurs de performance relatifs à la période d’essai


Certains KPIs (Key Performance Indicators) vont vous aider à évaluer sur la durée votre gestion des périodes d’essai, moment clef de la vie du collaborateur. 

1) Le premier indicateur incontournable est la rétention pendant la période d’essai. Paramétrez votre SIRH pour suivre l’évolution de deux courbes distinctes : 

  • • Les ruptures de période d’essai à l’initiative des employés ; 
  • • Les ruptures de période d’essai à l’initiative de l’employeur.

Il est important de distinguer ces deux données pour diagnostiquer le problème et prendre les mesures correctives qui conviennent. La première courbe, si elle baisse, vous aidera à comprendre que votre processus d’onboarding est perfectible car les nouvelles recrues ont tendance à plus souvent rompre leur période d’essai. La seconde vous permettra d’évaluer que le problème se situe au niveau de votre processus de recrutement.


2) Le second indicateur qu’il vous faut absolument surveiller est ce que les anglophones et startupers appellent le Time-to-Productivity (le “temps pour devenir productif” en bon français). Deux manières pour mesurer cet indicateur : demander à la nouvelle recrue de noter sur une échelle de 1 à 5 son niveau d’autonomie ressenti chaque semaine. L’évolution de la note au fil des semaines vous permettra de mieux appréhender le rythme de sa montée en compétence. Vous pouvez faire exactement la même chose en demandant de noter le niveau d’autonomie du nouveau collaborateur à son manager. Et pourquoi pas même combiner les deux ! Cela peut être intéressant pour voir s’il y a des écarts entre la perception du nouveau et celle de son manager.  


3) Le troisième et dernier KPI que nous vous proposons de garder à l'œil est le NPS (Net Promoter Score). Cet indicateur a vocation à mesurer le niveau d’engagement et de motivation de vos collaborateurs. Il est très intéressant de prévoir l’envoi d’un sondage en deux parties (milieu puis fin de période d’essai) pour recueillir le sentiment général de votre nouvelle recrue. Comment se sent-elle ? Le poste est-il fidèle à ce qui lui avait été vendu durant la phase de recrutement ? Se voit-elle toujours travailler pour vous dans 2 ans ? Recommanderait-elle votre entreprise à un proche ? L’analyse des réponses vous permettront potentiellement de mettre le doigt sur un collaborateur qui est passé sous le radar et qui n’est pas dans les meilleures dispositions pour aller au bout de sa période d’essai.




Wrap-up

Alors rappelez-vous, pour transformer la période d’essai de vos collaborateurs à tous les coups : 

  • • Mettez votre process noir sur blanc dans ses moindres détails. C’est la clef pour s’assurer de ne rien louper et responsabiliser les parties prenantes du processus d’onboarding ;
  • • On a qu’une seule chance de donner une bonne première impression. Apportez un soin particulier à l’expérience du collaborateur lors de sa première journée pour lui laisser un (bon) souvenir indélébile de son arrivée ;
  • • Soyez transparent sur vos attentes (en termes d’objectifs notamment) et donnez lui de la visibilité sur les grands rendez-vous qui vont rythmer sa période d’essai ainsi que les clefs pour la réussir ; 
  • • Choisissez les KPIs qui vous intéressent le plus en fonction de vos enjeux spécifiques et suivez leur évolution au fil du temps pour vous assurer que vous recrutez les bonnes personnes et que vous les intégrez correctement.


Nous espérons que cet article vous aura donné quelques idées et leviers actionnables pour encore mieux gérer les périodes d’essai dans votre organisation. Abonnez-vous à notre Newsletter pour consulter nos articles hebdomadaires et être tenus au courant des évènements RH que nous organisons chaque mois. 


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